Política de privacidad y tratamiento de datos personales

La Institución Educativa Nuestra Señora de la Candelaria, ubicada en Malambo, Atlántico, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, adopta la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, mediante la cual se establecen los lineamientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales de estudiantes, padres de familia, docentes, directivos, contratistas y demás miembros de la comunidad educativa.

1. Definiciones

Para los efectos de esta política se entiende por:

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales.
• Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (ejemplo: origen racial, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, datos biométricos).
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: La Institución Educativa Nuestra Señora de la Candelaria.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta de la Institución.

2. Principios rectores del tratamiento de datos

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales se regirá por los siguientes principios:

• Legalidad: El tratamiento es una actividad regulada y debe sujetarse a lo establecido en la ley.
• Finalidad: El tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada al titular.
• Libertad: Solo se realiza con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: Se garantiza el derecho del titular a obtener información en cualquier momento.
• Acceso y circulación restringida: Solo las personas autorizadas podrán acceder a la información.
• Seguridad: Se deben adoptar medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos.
• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento deben garantizar la reserva de la información.

3. Finalidades del tratamiento

La Institución Educativa Nuestra Señora de la Candelaria tratará los datos personales para las siguientes finalidades:
– Gestionar procesos académicos, administrativos, legales y financieros.
– Cumplir con obligaciones legales ante el Ministerio de Educación, Secretarías y demás entidades.
– Informar a padres de familia y acudientes sobre el desempeño académico y convivencial de los estudiantes.
– Gestionar actividades extracurriculares, culturales, deportivas y religiosas.
– Realizar procesos de contratación y gestión de talento humano.
– Desarrollar procesos de bienestar estudiantil, orientación escolar y acompañamiento psicosocial.
– Mantener comunicación institucional con la comunidad educativa.
– Cumplir con obligaciones legales y contractuales relacionadas con el servicio educativo.

4. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato.
• Acceder en forma gratuita a sus datos.

5. Deberes del responsable del tratamiento

La Institución Educativa Nuestra Señora de la Candelaria, como responsable del tratamiento, se compromete a:

• Garantizar al titular el pleno ejercicio de sus derechos.
• Conservar la información con las debidas condiciones de seguridad.
• Actualizar y rectificar la información cuando sea necesario.
• Tramitar consultas y reclamos en los términos de la ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la ley.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre violaciones de seguridad.

6. Procedimientos para consultas y reclamos

Los titulares podrán presentar consultas y reclamos respecto del tratamiento de sus datos personales a través del correo: contacto@colegiolacandelaria.edu.co o en la sede institucional.

• Consultas: La Institución responderá dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de recibo
• Reclamos: La Institución responderá dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recibo.

7. Tratamiento de datos sensibles y de menores de edad

El tratamiento de datos sensibles se realizará únicamente cuando:

• El titular haya dado autorización explícita.
• Sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular.
• Sea requerido por ley.

Respecto a los datos de menores de edad, el tratamiento se efectuará siempre respetando su interés superior, con autorización expresa de sus representantes legales y en cumplimiento de los fines pedagógicos y formativos propios de la institución.

8. Transferencia y transmisión de datos

La Institución podrá transmitir o transferir datos personales a entidades públicas o privadas cuando sea necesario para cumplir con obligaciones legales, contractuales o institucionales, garantizando siempre el respeto a esta política y a la normativa vigente.

9. Medidas de seguridad

La Institución adoptará medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, alteración o destrucción. Entre ellas: restricciones de acceso, claves de seguridad, copias de respaldo, y protocolos de manejo de información.

10. Vigencia de la política

La presente política entra en vigencia a partir de su publicación en el portal institucional. Cualquier modificación será informada a la comunidad educativa por los medios institucionales correspondientes.